Häufige Fragen im Personaldatenschutz

Der bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz gibt auf seiner Homepage einen Überblick zu häufig auftretenden Fragen im Personaldatenschutz:

Dürfen Behörden dienstliche Kommunikationsdaten ihrer Beschäftigten im Internet veröffentlichen ? 

Die Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten im Internet ist nur zulässig, wenn sie zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung der Behörde erforderlich ist. Als erforderlich ist grundsätzlich nur die Veröffentlichung der dienstlichen Kommunikationsdaten der Bediensteten anzusehen, die Funktionen mit „Außenwirkung“ wahrnehmen. Aus Gründen der Fürsorgepflicht des Dienstherrn ist eine Veröffentlichung allerdings nicht zulässig, wenn die Mitarbeiter dadurch private Belästigungen, persönliche Bedrohungen, Gesundheits- oder gar Lebensgefährdungen zu befürchten haben. Eine Veröffentlichung von Fotos ist nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig; auf sie sollte aber generell verzichtet werden.

Inwieweit dürfen an einer Dienststelle Abwesenheitskalender  geführt werden?

Die bloße Angabe von Abwesenheiten ist zulässig, dies gilt jedoch nicht für den Grund (insbesondere Krankheit).

Hat der Personalrat Zugang zu sämtlichen in der Behörde verarbeiteten personenbezogenen Daten?

Die Frage ist klar mit nein zu beantworten. Die Informationsrechte des Personalrates sind in § 69 II LpersVG RLP geregelt: Zur Durchführung ihrer Aufgaben ist die Personalvertretung rechtzeitig, fortlaufend, umfassend und anhand der Unterlagen von der Dienststellenleitung zu unterrichten. Die Unterrichtung hat sich auf sämtliche Auswirkungen der von der Dienststelle erwogenen Maßnahme auf die Beschäftigten zu erstrecken, insbesondere auf die Folgen für Arbeitsplätze, Arbeitsbedingungen, Arbeitsinhalte, Arbeitsorganisation und Qualifikationsanforderungen. Auf Verlangen hat die Dienststellenleitung die erwogene Maßnahme mit der Personalvertretung zu beraten.

Sind Bedienstete einer öffentlichen Stelle verpflichtet, ihren Namen im Publikumsverkehr zu offenbaren ?

Eine Geheimhaltung der Identität kommt nur in Einzelfällen in Betracht, etwa bei absehbaren wesentlichen Gefährdungen. Die Verwendung von Namensschildern, Türschildern oder die Nennung von Namen der Sachbearbeiter in amtlichen Schreiben ist daher datenschutzrechtlich zulässig bzw. kann vom Dienstherren angeordnet werden. Allerdings ist es meistens ausreichend, den Nachnamen des Bediensteten zu nennen.

Darf jeder Posteingang, der an einen Bediensteten unter der Anschrift der Dienststelle gerichtet ist, von der zentralen Posteingangsstelle geöffnet werden?

Die Frage ist zu verneinen. Anders als dienstliche Eingänge, die von der zentralen Posteingangsstelle geöffnet werden müssen, sind Eingänge, die an den Beschäftigten erkennbar persönlich gerichtet sind, diesem ungeöffnet zuzuleiten. Bei der Entscheidung, ob ein Eingang als dienstlich oder privat einzustufen ist, ist eine Gesamtwürdigung aller Umstände vorzunehmen. Es kann daher beispielsweise nicht allein darauf abgestellt werden, ob der Zusatz „persönlich“ oder der Name des Behördenangehörigen vor der Behördenbezeichnung angeführt wurde.

Dürfen bei der Einstellung bestimmter neuer Mitarbeiter Drogentests vorgenommen werden?

Mitarbeiter können nur mit deren Einwilligung auf Alkohol- oder Drogenabhängigkeit untersuchen werden, sofern dies erforderlich ist, um die Eignung für die konkret vorgesehene Tätigkeit festzustellen. Die Einwilligung sollte aus Nachweisgründen (Art. 7 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung) schriftlich eingeholt werden. Eine Arbeitsplatzrelevanz im genannten Sinn liegt nur vor, wenn der neu einzustellende Mitarbeiter durch ein abhängigkeitsbedingtes Fehlverhalten sich selbst, Leben und Gesundheit Dritter oder bedeutende Sachwerte gefährden könnte. Dem Dienstherrn/Arbeitgeber darf dabei als Ergebnis der Eignungsuntersuchung vom untersuchenden (Betriebs-/Amts-)Arzt nur mitgeteilt werden, ob die betroffene Person für die konkret vorgesehene Tätigkeit geeignet oder nicht geeignet ist; nicht mitgeteilt werden dürfen ihm hingegen ärztliche Diagnosen oder sonstige einzelne Untersuchungsergebnisse.