9 Gründe für eine formal unwirksame Kündigung

Arbeitgeber machen in einer Kündigung oftmals formale Fehler. Die Entlassung kann dann in aller Regel angegriffen werden. In diesem Artikel stelle ich Ihnen die häufigsten formalen Fehler einer Kündigung vor.

1. Es wurde nicht schriftlich gekündigt

„Mir reicht es, Sie sind entlassen!“ Allein ein solcher Ausruf im Streit hat für den Arbeitnehmer noch keine rechtlichen Folgen, denn eine mündliche Kündigung ist nicht möglich. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Kündigung schriftlich zu verfassen. Ob er dies handschriftlich oder gedruckt macht, ist nicht entscheidend.

Das Wort „Kündigung“ muss im Schreiben nicht auftauchen, allerdings sollte deutlich werden, dass der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis dauerhaft beenden möchte.

Ganz wichtig: Unter diese Erklärung muss der Arbeitgeber seine handschriftliche Unterschrift setzen. Ein digitales Bild seiner Unterschrift genügt nicht.

Ebenso ausgeschlossen ist eine Kündigung auf elektronischem Weg. Das heißt: Auch per Whatsapp, E-Mail oder SMS kann nicht wirksam gekündigt werden!

2. Kündigung nicht im Original erhalten

Aus der Schriftform ergibt sich gleich der nächste häufige Formfehler.

Es reicht nicht aus, dass der Arbeitgeber die Kündigung unterschreibt. Genau dieses unterzeichnete Dokument muss dem Arbeitnehmer auch zugehen.

Beispiel: Arbeitgeber A unterschreibt die Kündigung des Z. Da Z im Urlaub ist, schreibt A ihm per Whatsapp, dass er entlassen sei. A sendet auch ein Foto vom unterschriebenen Dokument. Anschließend verstaut er es in seinem Aktenordner.

Z ist nicht wirksam entlassen! Er muss das originale Kündigungsschreiben erhalten. Sein Arbeitgeber muss es ihm also übergeben oder per Post zusenden (an seine Heimatadresse reicht aus).

3. Der Arbeitgeber hat nicht zuerst abgemahnt

Kündigt der Arbeitgeber aufgrund eines Fehlverhaltens am Arbeitsplatz, ist in den meisten Fällen zuvor eine Abmahnung erforderlich. Dadurch soll dem Arbeitnehmer die Möglichkeit gegeben werden, sein Verhalten zu ändern und ihn davor warnen, dass bei Wiederholung die Kündigung droht.

Ohne eine solche Abmahnung ist eine verhaltensbedingte Kündigung unzulässig. Erst wenn es nach der Abmahnung erneut zu Pflichtverstößen kommt, darf gekündigt werden. Wie viele Abmahnung vor der Kündigung notwendig sind, hängt stark vom Einzelfall ab.

Eine verhaltensbedingte Kündigung ohne vorherige Abmahnung kann nur wirksam sein, wenn vorher schon erkennbar ist, dass eine Abmahnung nichts ändern wird. Außerdem kann dies bei sehr schweren Pflichtverstößen zulässig sein, die das Vertrauen im Arbeitsverhältnis zerstören.

Beispiel: Diebstahl vom Arbeitgeber, schwere sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz.
Achtung: Vor einer rein wirtschaftlich begründeten Kündigung ist keine Abmahnung notwendig. Dasselbe gilt z.B. vor einer Kündigung wegen Krankheit. In diesen Fällen ergibt eine Warnung schließlich keinen Sinn – der Arbeitnehmer kann den Kündigungsgrund nicht beeinflussen.

4. Der Betriebsrat wurde nicht (richtig) angehört

Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, so muss der Arbeitgeber diesen vor jeder Kündigung informieren und ihm die Möglichkeit zur Stellungnahme geben. Der Arbeitgeber darf zwar auch kündigen, wenn der Betriebsrat widerspricht. Die Entlassung ist aber rechtswidrig, wenn der Betriebsrat erst gar nicht angehört wurde. Das Schreiben muss alle Informationen enthalten, die die Kündigung betreffen.

Dies umfasst:

  • Die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, darunter auch der familiäre Hintergrund und eine evtl. bestehende Schwerbehinderung oder Schwangerschaft
  • Die Arbeitsplatzbeschreibung und Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Die beabsichtigte Art der Kündigung, also ob ordentlich entsprechend gesetzlicher Fristen, fristlos aus wichtigem Grund oder als Änderungskündigung
  • Die Gründe für die Kündigung

Arbeitgeber machen hier schnell Fehler.

Beispiele:
 

  • Der Arbeitgeber will dem Z fristlos kündigen. Dazu hört er den Betriebsrat an. Z geht gegen seine fristlose Kündigung vor und es stellt sich heraus, dass nur eine mildere fristgemäße Kündigung wirksam gewesen wäre. Dazu hat der Arbeitgeber den Betriebsrat aber nicht angehört. Die Kündigung des Z ist daher unwirksam.
  • Manche Kündigungsgründe sind schwer zu unterscheiden. Das gilt besonders für sog. personen- und verhaltensbedingte Kündigungen. Hier muss der Arbeitgeber genau beachten, welchen Kündigungsgrund er in der Anhörung angibt.

5. Keine Anzeige bei einer Massenentlassung

Spricht der Arbeitgeber innerhalb von 30 Tagen eine bestimmte Anzahl von Kündigungen aus, muss er dies vorher der Agentur für Arbeit melden (sog. „Massenentlassungsanzeige“). Nicht selten vergessen Arbeitgeber diese Anzeige oder gehen falsch vor. Dann ist die Kündigung rechtswidrig.

Wann eine solche Massenentlassung vorliegt, richtet sich nach der Betriebsgröße:

  • Bei 21 bis 59 Mitarbeitern beginnt dies bei 5 Kündigungen
  • Bei 60 bis 499 Mitarbeitern ab einer Zahl von 25 Kündigungen oder wenn mehr als 10% der Mitarbeiter entlassen werden
  • Ab 500 Mitarbeitern sind mindestens 30 Kündigungen erforderlich

Eine Massenentlassung muss im Übrigen nicht nur der Agentur für Arbeit, sondern auch dem Betriebsrat angekündigt werden. Dieser soll sich frühzeitig mit den betrieblichen Veränderungen auseinandersetzen können.

Die Meldepflicht beim Betriebsrat umfasst u.a.:

  • Die Zahl der beabsichtigten Kündigungen in einem bestimmten Zeitraum
  • Die Gründe hierfür
  • Die Kriterien, wonach die betroffenen Mitarbeiter ausgewählt werden
  • Sofern es Abfindungen geben soll, die Kriterien zu deren Berechnung

Bei Massenentlassungen ist der Betriebsrat also gleich mehrfach zu beteiligen. Arbeitgeber machen dabei oft den Fehler, dass sie diese Beteiligungsformen vermischen. Das geht aber nicht! Anhörung (s. letzter Abschnitt) und Unterrichtung über die Massenentlassung sind streng voneinander zu trennen. Es muss in den Gesprächen klar abgegrenzt werden, um welche Beteiligung es gerade geht.

6. Sonderkündigungsschutz missachtet

Gewisse Personengruppen genießen einen besonderen Kündigungsschutz und können nur unter besonders strengen Voraussetzungen entlassen werden. Werden diese missachtet, ist die Kündigung unwirksam.

Beispiele:

  • Mutterschutz und Elternzeit: Während Mutterschutz oder Elternzeit darf nur ausnahmsweise gekündigt werden, wobei der Grund nicht im Zusammenhang mit dem Ausfall am Arbeitsplatz stehen darf. Ein solcher Fall liegt bei schweren vorsätzlichen Vertragsverstößen vor, etwa bei einer Bedrohung des Arbeitgebers. Dieser Ausnahmefall muss von der zuständigen Arbeitsschutzbehörde des Landes für zulässig erklärt werden. Zusätzlich muss dann immer auch der Kündigungsgrund angegeben werden.
  • Pflegende: Wer zuhause bleiben muss, um kranke Angehörige zu pflegen oder hierfür eine längere Auszeit nach dem Pflegezeitgesetz in Anspruch nimmt, darf vergleichbar zum Mutterschutz nur im Ausnahmefall gekündigt werden. Ein solcher liegt etwa vor, wenn der Betrieb stillgelegt werden soll. Auch in diesem Fall muss die Kündigung dann erst durch die zuständige Arbeitsschutzbehörde zugelassen werden.

7. Falsche Person hat gekündigt

Der „Arbeitgeber“ ist in vielen Fällen keine natürliche Person („Herr A“), sondern eine Gesellschaft (z.B. GmbH, oHG, AG). Gesellschaften sind keine Menschen und können logischerweise nicht selbst handeln. Daher geben sog. Vertreter für die Gesellschaft Erklärungen ab – wie z.B. eine Kündigung. Dazu sind in erster Linie die Geschäftsführer ermächtigt.

Kündigt jemand anderes (z.B. der Abteilungsleiter), gilt folgendes: Hat der Geschäftsführer dem Arbeitnehmer zuvor nicht mitgeteilt, dass die Person zur Kündigung befugt ist, muss diese ihre Vollmacht nachweisen. Der Vertreter muss daher bei der Kündigung eine Vollmachtsurkunde vorlegen.

Hat der Arbeitnehmer Zweifel an der Berechtigung, etwa weil keine Vollmacht oder nur eine Kopie vorgelegt wurde, kann er die Kündigung zurückweisen. Sie wird dann nicht wirksam.

Ausnahmen gelten z.B. bei Prokuristen. Auch bei Funktionen, die offenkundig Kündigungen aussprechen dürfen und dies auch regelmäßig tun (z.B. Personalchef), macht eine Zurückweisung die Kündigung nicht unwirksam.

8. Kündigung zur falschen Zeit

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber immer und zu jeder Zeit kündigen. Insbesondere muss er keine Rücksicht darauf nehmen, ob es dem Arbeitnehmer gerade passt.

Beispiele: Die Kündigung wird nicht unzulässig, wenn sie zeitgleich mit einem wichtigen Feiertag, einem Todesfall, einer schweren Erkrankung oder einer Fehlgeburt kommt.

Dem sind jedoch an der Stelle Grenzen gesetzt, wo der Arbeitgeber eine solche Situation ausnutzt und die Kündigung bewusst zum besonders unpassenden Moment ausspricht. Die Anforderungen hieran sind allerdings sehr hoch. Der Arbeitnehmer muss sich erst gerichtlich dagegen wehren.

Beispiel: Gute Chancen hat der Arbeitnehmer etwa, wenn er am Tag eines schweren Arbeitsunfalls die Kündigung im Krankenhaus erhält.

9. Kündigung ist nicht begründet

Nicht jede Kündigung muss begründet werden. Nur in einigen Fällen ist dies Pflicht. So etwa bei Sonderkündigungsschutz und fristlosen Kündigungen aus wichtigem Grund. Außerdem kann im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbart sein, dass eine Kündigung stets zu begründen ist.

Dann muss im Kündigungsschreiben der Grund so aufgeführt werden, dass der Arbeitnehmer genau versteht, was den Arbeitgeber zu der Entscheidung veranlasst hat. Es reicht nicht aus, sich bloß pauschal auf Fehlverhalten zu beziehen, ohne dies inhaltlich und zeitlich zu konkretisieren.

Genügt die Begründung den Anforderungen nicht, ist die Kündigung rechtswidrig.

Beispiel: Der Arbeitgeber bezieht sich im Schreiben nur auf ein zuvor geführtes Gespräch, in dem die Vorwürfe besprochen wurden, ohne diese nochmals explizit zu nennen.

10. Was Arbeitnehmer jetzt tun sollten

Bei einem formalen Fehler kann der Arbeitgeber in den meisten Fällen eine neue Kündigung aussprechen, die den Fehler nicht wiederholt.

Kündigt der Arbeitgeber bspw. zuerst nur mündlich, kann er immer noch eine schriftliche Kündigung verfassen und übergeben.

Trotzdem spielt ein formaler Kündigungsfehler Arbeitnehmern in die Karten, denn nicht selten dauert es lange, bis der Arbeitgeber seinen Fehler bemerkt. Oft geschieht dies erst im Kündigungsschutzprozess. Das bedeutet für Arbeitnehmer: Ihr Arbeitsplatz bleibt länger erhalten und sie werden dementsprechend länger bezahlt. Die Kündigungsfrist beginnt nämlich erst zu laufen, wenn dem Arbeitnehmer eine fehlerfreie Kündigung zugeht.

Deshalb sollten Sie in den meisten Fällen den Arbeitgeber nicht auf den formalen Fehler hinweisen. Meist gilt: Je später er sein Missgeschick bemerkt, desto besser.

Aber Achtung: Arbeitnehmer müssen trotzdem Klage erheben! Es liegt dann an der Prozesstaktik eines guten Anwalts, wann er den formalen Fehler in den Prozess einbringt.

Die Kündigung muss innerhalb von drei Wochen ab Zugang der (fehlerhaften) Kündigung erfolgen. Nach Ablauf der Frist wird die Kündigung wirksam und der Arbeitsplatz ist unwiederbringlich verloren.

Eine Klage ist nur dann nicht notwendig, wenn einer der Fehler aus Abschnitt 1 und 2 vorliegt. Erhalten Sie also nie eine schriftliche Kündigung im Original, läuft das Arbeitsverhältnis unverändert weiter. Sie müssen nichts dafür tun.